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互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究

责任编辑:editor005 作者:文王若琪 张 爽 |来源:企业网D1Net  2017-12-25 14:36:46 本文摘自:《经营与管理》
互联网行业的快速发展,对我国经济产生了巨大影响。互联网企业进入蓬勃发展时期,企业运营和管理模式也具有强大的活力。但互联网企业由于其自身的特殊性,人力资源管理方式与传统企业有所区别,管理者不得不变革管理模式以适应企业的发展。在技术方面,快捷便利的通讯技术日趋成熟,为远距离的数据交换提供了基础。然而,信息时代的预期影响远远大于其技术本身,信息技术正在改变着社会的经济体系、劳动方式、组织形式,这就使新的、灵活的工作组织形式成为可能。远程办公就是适应社会发展、企业变革,增强企业竞争力的一种新的组织管理模式。 远程办公这种办公形式尽管早已出现,但管理困难是制约其发展的重要因素之一。如今,在新一代信息技术的支持下,远程办公迎来自己的时代。下一代通信网络、物联网、云服务等新兴技术在一定程度上弥补了原有管理方法的缺陷,为远程办公管理创造了更多的可能性。 远程办公概述 (一)远程办公的定义 Nilles在1975年首次提出了远程办公(或称“远程工作”)的概念,他认为远程办公就是远离传统工作场所或在家办公。Grayetal认为,远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式,它使得雇员在相当一部分工作时间中,以远离雇主或传统办公地点的方式工作。 (二)远程办公的形式 一是以家庭为基础的远程办公。员工定期在家里工作,但不是每一天。在家里办公的员工一般是自由职业者或从事的工作相对独立。只要保持通信的畅通,就像在办公室里一样联系方便,便可实现远程办公。在家里办公的员工也经常使用其他通信媒介,如电子邮件和个人计算机链接到办公室乐天堂fun88。 二是在卫星办公室、通用办公室(如酒店和远程办公中心)等场所灵活安排办公时间。在卫星办公室,员工在靠近家的地方就近办公,方便员工,减少通勤时间。它在某种意义上是分支机构,其目的是解决员工换流的问题。卫星办公室配备了办公家具及由总公司提供的设备,此外还可提供行政帮助。 三是还有一种远程办公形式叫做移动办公,从事该工作的员工被称为移动办公人员。这个定义通常与移动销售人员有关,因为他们的工作性质使他们的大部分时间离开办公室。由于移动办公人员经常在路上,无论是在飞机上、汽车上还是轮船上,使用通讯工具在每个位置上与办公室沟通是必要的。 (三)远程办公的管理 远程员工在灵活自由的工作环境中效率更高,但他们却会因此错过了办公室里的社会化。远程办公代表着该员工从办公室消失,虽然增加了工作的灵活性,但长时间,可能会与社会隔离,地域阻碍会影响同事交流和团队工作。这种孤独感会演变成焦躁感,久而久之失去对工作的激情。主管、员工、任务和工作环境与远程办公的成功是正相关的。他们还强调规划,管理支持和员工选择的重要性。影响企业决策者对远程办公态度的主要问题是管理,对远程办公的管理要有相应的激励和工作制度。远程办公不只是员工工作地点和方式的改变,随之而变的还有管理方式。 远程办公管理面临的挑战 (一)参与感和归属感降低 实行远程办公的企业,需要通过要求员工每周至少有一天进入办公室来保持远程员工的可见性。长期远离传统办公室会造成远程员工与同事和办公室环境的隔离,远程办公可能对工作场所的社交网络产生负面影响,从而给管理者带来挑战。由于没有在共同区域办公的经历,降低了远程员工对公司文化的认同感。如果在某些组织或团队中仅有一部分人在家办公,那些待在办公室中的人可能会忘记与远程员工分享资讯,久而久之远程员工会缺乏参与感。所以,定期的与办公室同事交流是必要的。 管理者如果无法将远程员工与普通员工连接起来,就很难发挥团队协同作用,员工之间少了互相学习的机会。选择远程办公的人或许喜欢这种方式所带来的独立性,但作为一个社会人,他们也需要与同事进行沟通并感受到他人对自己工作的支持。然而,因为没办法频繁见面或者经常进行沟通,导致了远程员工获得公司信息和参与团队活动的机会减少,对企业的归属感可能更低。 (二)工作和生活的边界模糊不清 在家里设立办公室可能会让远程员工工作更长时间或在一周内工作更多天,这可能影响工作家庭时间和空间的界定。管理者如果要求远程员工将生产力提高10%~20%,远程员工为换取愉快的工作环境会接受管理者的要求。远程员工无法不在办公室就停止工作,因为其他工作伙伴仍然会以传统的日程安排工作,有时甚至更糟,要求你24小时待命。远程员工有时可能被召回办公室进行不定期的会议,并在正常工作时间之外与同事联系。工作侵入家庭领域使家庭工作边界变得模糊,并导致冲突,使工作变为一种负担。 远程办公者起初的愿望都是好的,他们希望能兼顾家庭和事业,很多人认为他们能够从远程办公中获得便利,却最终发现事实不如所愿,因为有太多的东西会让他们的注意力分散,也许是他们的家庭成员让他们照看家里,也许是他们的朋友突然造访。 (三)对远程员工失去控制 从节约成本角度考虑,企业是愿意发展远程员工的,但远程办公又不利于管理者控制和管理。管理者担心若员工过多,企业管理会处于失控状态。远程办公遇到的最棘手的问题就是对远程员工的管理。企业必须确保远程员工的工作效率和在传统办公场所时一样高。由于地域阻隔,管理者无法对远程员工进行全面的绩效考核。没有了正常的上下班打卡这一强制性考核,远程员工的工作时间与休息时间无法清楚划分。 从员工持续互动和面对面沟通中吸取力量的企业文化将受到最大影响。然而,具有完善规则和规章的企业文化,能很好地适应远程办公并帮助管理远程员工。员工缺乏信任是远程办公实施和发展的主要障碍,企业文化将影响组织信任的水平。企业文化在远程办公管理中扮演着重要的角色。 (四)信息安全得不到保障 现在的互联网环境并不是绝对的安全,员工在信息传输过程中还存在一定的风险,可能会受到病毒的入侵或黑客攻击。 据国家互联网应急中心调查,2015年共发现10.5万多个“木马”和“僵尸”网络控制端,控制了我国境内1978万多台主机。网络安全高危漏洞频现,网络设备安全漏洞风险较大。从CNVD行业漏洞收录数量统计分析发现,电信行业漏洞库收录漏洞数量为657个,其中网络设备(如路由器、交换机等)漏洞占54.3%,可见网络设备安全风险依然较大。 随着“互联网+”带来的新机遇,各行业与互联网深度融合,智能联网设备也逐渐在各行业广泛使用,漏洞威胁也在逐步增加。 《2015年中国互联网网络安全报告》显示,2015年CNVD共收录739个移动互联网设备或软件产品漏洞,通报了多款智能监控设备、路由器等存在被远程控制高危风险漏洞的安全事件。 由于远程办公是基于互联网进行文件传输,传输中的不确定性会成为工作中的障碍。在日益激烈的市场竞争环境下,薄弱的信息安全会成为企业竞争中的“软肋”,机密数据被窃取会给企业带去不可逆转的伤害。 互联网技术为远程办公管理带来的新机遇 在远程办公中,员工的需求多元化个性化、工作灵活性更高、员工对组织的感知降低,这些变化要求企业重新审视现有管理模式。此时,互联网技术与企业管理方式的融合,为远程办公管理带来了新思维。 (一)网络沟通,增强员工之间的情感联系 远程员工因长时间与同事隔离,彼此无法面对面进行沟通,情感联系薄弱,所以在组织中就缺乏参与感,此时互联网技术为员工间的互动提供了条件。互联网技术使人与人的沟通距离与成本趋于零、信息的对称与信息的透明,使员工更能自由地表达自身的情感变化和价值诉求。企业在制定远程员工的管理策略时更要关注员工的情感需求,克服地域空间的隔离,建立与员工的情感链接。 例如,微信作为近年热门的社交软件,在职场员工中近乎做到全面覆盖。其通过网络快速发送语音短信、视频、图片(包括表情)和文字,支持多人群聊天等功能为远程办公带去许多便利。微信为远程员工提供了交流平台,朋友圈等都是员工维系情感的方式。 (二)数据化管理,科学监督和评价员工 大数据是信息通信技术不断发展的产物,已成为当今世界的时代特征。大数据的应用能挖掘员工潜力、优化组织架构,实现企业人力资源绩效管理互联网化,从而提升人力资源绩效管理的工作效率。 远程办公的员工因其不可见性,使得原先的考核管理方式已不再适用,大数据管理的出现为管理远程员工提供了新的思路。远程员工因为与组织的隔离,与管理者较少见面,因此增加了对其工作状态了解的难度。在互联网的环境中,海量数据进入云端,利用大数据技术对这些数据进行分析,使用最少的人力资源科学地对远程员工考核和评价。组织通过对远程员工工作情况的数据收集和挖掘,帮助管理者分析员工各个数据之间的潜在联系,以便准确地了解远程员工的工作状态,并在此基础上制定相应的激励方案和制度,从而有效调动员工的积极性。管理者通过数据的管理能促进员工全身心地投入工作中,增强对领导支持的感知,提高领导对员工工作的了解程度,并有效地改善员工工作效率,增强远程员工的嵌入度。 (三)即时反馈,有效激励员工和开发员工潜能 由于管理者很难掌握远程员工工作状态和对领导的感知度,因此就需要通过互联网技术得到员工的即时反馈,并且依据这些反馈做出调整。管理者应针对远程员工制定一套完善的反馈机制,让员工反馈工作进度和想法。增强员工对领导的感知是有必要的,让员工感受到组织对他们的关心,对他们职业的帮助,这样做将会提高他们的忠诚度和积极性。 企业在确保远程员工利用互联网技术来提高工作效率的同时,还应关注员工激励和潜能开发,提高远程员工的组织承诺水平。在远程办公中,传统的激励方式难以满足员工的期望要求,难以激发员工的内在潜能及价值创造能量,无法吸引、保留人才。将员工激励体系由周期激励变为全面认可激励,是解决这些问题和困惑的有效途径。因此,互联网时代需要全面认可激励,同时也为全面认可激励的实施提供了技术支持。企业可通过互联网技术,让组织对员工的绩效认可和激励无时不在、无处不在。员工所做的一切有利于组织发展、有利于企业价值及自身成长的行为都可得到即时认可和激励。新的激励方式可提高员工的满意度、提升自我价值感知水平,并且也为企业创造了良好的组织氛围,增强企业活力。 (四)员工自主管理,组织结构趋于扁平化 1.员工自主管理可增强组织管理的灵活度 在远程办公中,每位员工既是组织中的一员又是互相隔离的个体,组织与员工关系不再是简单依附与绝对服从关系。独立的工作任务、工作空间和时间增加了组织对远程办公管理的难度。给予员工适当自主管理的权利,有助于缓解僵化的官僚管理形式,增强组织管理的灵活度。分散决策权是建立在完善规章制度的基础上,同时充分信任员工的能力和动机,员工结合自身实际情况,合理安排工作。 2.员工自治可使组织结构趋于扁平化 扁平化组织结构由于层次少,信息传递的速度快,从而可使高层管理者尽快发现信息所反映的问题,并及时采取相应的纠正措施;同时,由于信息传递经过的层次少,传递过程中失真的可能性也较小。 3.互联网技术为组织结构扁平化提供保障 互联网的组织管理思维要求减少自上而下的管理层级,每一个成员都高度自治、自主经营、自主责任。组织不再界定核心员工,每一个员工都可在自己的岗位上发挥关键作用。无边界、无领导、自主经营,是互联网时代组织管理的新特征。 互联网技术下远程办公管理创新策略 立足于互联网背景,可构建一种以员工价值为导向、以大数据资源开发为基础、以数据共享为依托、以网络化协同办公为手段的远程办公管理模式。 (一)远程教育模式,创新员工培训方式 1.提升员工的专业技能和专业素质 远程员工虽然不在办公室工作,但是仍然需要培训和提高,这是企业管理的重点。考虑到远程员工的特殊性,定点定时的培训方式显然是不适用的。因此,企业可利用互联网有效地改变远程员工培训计划和内容,将面对面的教学模式转变为远程教学模式。 2.利用互联网提高员工培训效率,促进员工之间的交流合作 远程教育现已进入C2C时代,利用互联网,远程员工一样可分享学习资料、交流学习心得,这样既能提高员工培训的效率,又能促进员工之间的交流合作,为企业营造良好的文化学习环境。通过这种方式不仅打破了传统培训模式的局限性,还增强了远程员工对组织关怀的感知。 (二)大数据技术,转变绩效考核方式 1.管理者要学会利用互联网,转变传统的管理思路 如果想要有效地管理远程员工,管理者就要学会利用互联网,转变传统的管理思路。在管理远程员工时,将传统的时间思维转变为产出思维。在绩效考核时,管理者需要关注的,不再是员工工作了多长时间,而是他们完成了多少工作产出,以及他们的工作产出能否推动未来企业的发展。由于远程办公管理运用产出思维,所以企业应鼓励员工为自己制定一些具体、量化、切合实际的目标。 2.利用大数据管理手段,全面评价远程员工的工作状态 企业应利用大数据管理手段,全面评价远程员工的工作状态,促进员工发展。大数据技术整合所挖掘到的数据,并分析出内在联系,提供企业需要的信息。管理者通过数据分析了解员工的工作进度和工作状态,绩效考核结果以数据为依托,以产出为导向,与远程员工评价体系相适应。 (三)乐天堂fun88服务,改进数据共享方式 1.管理者应树立共享意识 企业管理者要应对远程办公中遇到的阻力,就要树立共享意识。管理者必须充分认识到先进的信息分享平台是管理远程办公的前提,广泛获取有效信息并通过构建信息共享平台,对员工信息的大数据管理,随时调动员工的积极性和创造性。员工将工作进度实时分享到公共平台,使每位员工的工作内容公开化,有助于互相监督和考评的公正性。 2.建立信息共享平台 建立信息共享平台,不仅能提高员工的工作效率,还能增强员工对组织的感知。乐天堂fun88技术的发展和成熟为跨平台数据资源的共享带来了“福音”,其强大的计算能力、高存储、低成本特征,使得资源的共享变得更加切合实际需求。与此同时,多采用乐天堂fun88虚拟技术进行信息存储,注重信息安全加密技术能力不断提升。 (四)SDNNFV网络,优化远程协同办公 1.建立一个安全快速可靠的网络系统 远程办公管理归根到底是对网络的管理。整个远程办公的一切都是建立在互联网技术基础上的。很多远程办公的员工都在工作中遇到过一些挫折,其中最主要的原因是他们碰到了一些网络故障,而他们又没有能力解决,这就降低了远程办公的效率,同时也增加了对远程办公的不信任感。 企业要想实现远程办公健康发展,建立一个安全快速可靠的网络系统是基础。此时的网络信息部门就变成了组织中的关键,信息部门要做到24小时待命中,确保网络畅通。 2.为远程办公建造一道防火墙 信息部门要为远程办公建造一道防火墙,以使远程文件在保护中安全传输。 SDNNFV作为一种新型网络架构在信息安全方面受到关注。SDN虽然还在发展中,但是它为网络安全的发展提供了新的思路和手段,也给传统的安全解决方案带来挑战。SDN 可快速实现全网一致的安全策略与安全配置,并使动态防御成为可能。 借助坚固的信息安全系统,企业在互联网时代运用最新互联网技术为远程员工提供培训、激励、考核和共享平台,以提高远程办公的效率,优化协同办公系统。 结论与展望 互联网环境下,企业管理方式变革已成为一个新的研究焦点。随着互联网企业增多,远程办公作为新兴办公模式开始进入研究者的视野。新一代信息技术为远程办公的发展提供了良好的环境。远程办公作为与互联网时代相适应的办公模式,为新环境下企业变革提供了新的思路。 本研究将新环境下的互联网技术与企业管理方法相整合、开拓远程办公管理的新视野,最终提高远程办公效率。后续研究可采用收集企业样本和数据的实证研究方法,进行更进一步的科学论证。可以相信的是,在互联网时代,远程办公有新型信息技术的加持,未来一定会焕发出新的生命力。 来源:《经营与管理》杂志2018年第1期,有删节。
关键字:远程办公 本文摘自:《经营与管理》
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